Plano de contingência – O que é e como desenvolvê-lo?

Tempo de leitura: 10 minutos

Plano de contingência – uma necessidade

No mundo corporativo, nada nunca está sempre 100% protegido de problemas.

Nenhuma empresa consegue ter controle total sobre todos os fatores que podem afetar sua operação. A ideia de plano de contingência parte exatamente daí.

Pense num vazamento de óleo em um navio petroleiro. Agora imagine uma falha técnica que paralise o trabalho em um escritório.

E que tal mudanças abruptas na legislação que atrapalhem o seu negócio. Estes são exemplos de riscos.

A verdade é que quase nunca saberemos quando esses riscos podem se concretizar.

No entanto, apesar de não conseguirmos evitar plenamente estes eventos atípicos, é possível se preparar. A gestão de riscos trata justamente disto.

No entanto, a gestão de riscos não visa apenas reduzir probabilidade de incidência dos riscos. Ela também existe para reduzir o impacto deles.

Para isso, ter um plano de contingência como parte da política de gestão riscos é mais do que fundamental.

Nesse artigo explicaremos mais sobre a importância do plano de contingência.

Abordaremos  também suas características, explicando seu desenvolvimento e mostrando como eles funcionam.

Você verá que está ferramenta de gestão de riscos é essencial para proteger o ativo da sua empresa.

Continue lendo para entender o que fazer, como se preparar e de que forma lidar quando problemas aparecerem!

No entanto, se desejar um resumo breve sobre o assunto, veja este vídeo que elaboramos:

Plano de contingência – o que é?

Um plano de contingência é um planejamento de medidas a serem adotados para ajudar a controlar uma situação de emergência.

Assim é possível minimizar os prejuízos e consequências negativas. Ele também é conhecido como plano de continuidade ou plano de recuperação.

O plano de contingência é uma importante ferramenta para minimizar o risco de inoperância componentes essenciais de uma operação.

De fato ele é um documento composto por uma sequência de procedimentos necessários para fazer com que processos afetados voltem a funcionar.

Antes de mais nada, se você deseja saber mais sobre processos assista as videoaulas do nosso curso gratuito de mapeamento de processos.

Certamente você já observou que processos são a base da sua operação e falhas neles vão travar todo o seu negócio.

Assim, seja plenamente ou pelo menos em uma condição minimamente aceitável a operação precisa retornar o mais rápido possível.

Ou seja, em caso de surgir um problema, o plano de contingência trabalha para manter a normalidade e evitar que uma paralisação afete o funcionamento da operação de forma mais grave.

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Plano de contingência – Por que é tão importante?

Minimiza perdas

Pense em quando um processo sofre uma interrupção – como um desastre natural ou uma queda de energia.

Um plano de contingência é fundamental para ajudar a restabelecer a normalidade.

Assim, apesar da ocorrência de um evento imprevisto, os danos causados são suavizados.

Um plano de contingência pode ser a diferença entre uma empresa sucumbir a um desastre ou sobreviver a ele.

É claro que existe um custo associado quanto a formulação e manutenção de um plano de contingência.

Mensurar se o custo deste controle interno é viável frente ao risco enfrentado é função da gestão de riscos.

Orienta o comportamento da equipe em situações atípicas

Na ocorrência de um problema, as colaboradores podem ficar desorientados se não tiverem um plano de ação a seguir.

Com o plano de contingência bem estruturado, os funcionários saberão previamente como agir e não precisarão esperar por instruções.

Quando todos sabem o que fazer, para onde ir e como reagir a organização geral do ambiente de trabalho se mantêm.

Isso permite que todos se concentrem em manter a operação o mais próximo possível da normalidade.

Traz visibilidade para os riscos corporativos

Ao formular um plano de contingência, os responsáveis também são forçados a revisar todos os processos da empresa.

Durante este trabalho é possível identificar diversos riscos que talvez a empresa sequer tivesse conhecimento.

Processos, riscos, controles e indicadores andam juntos. Para mais informações conheça nosso curso clicando aqui e vendo o vídeo abaixo:

Criar um plano de contingência significa avaliar o funcionamento geral da empresa como um todo, identificar riscos e propor tratativas.

Com esse tipo de visão integrada fica bem mais fácil saber o que pode estar errado e como tornar a empresa mais eficiente.

Plano de contingência – como desenvolver um?

Para desenvolver um plano de contingência completo, é preciso seguir algumas etapas. São elas:

1. Identifique as necessidades e possíveis problemas

Todos os possíveis problemas e adversidades – sejam naturais, técnicos ou humanos, devem ser levantados.

Para isso, a melhor solução seria montar uma equipe de profissionais de análise de riscos.

No entanto, poucas empresas possuem uma atividade de gestão de riscos funcional.

Para estes casos é possível eleger uma equipe multidisciplinar e treinar esta equipe em rotinas de gestão de riscos.

Para que o plano de contingência sejabem elaborado é necessário que os profissionais responsáveis tenham conhecimento sobre riscos.

Utilize nosso curso para treinar sua equipe ou contrate uma consultoria para lhe ajudar.

2. Avalie o impacto dos riscos

Após levantar os riscos, os envolvidos devem listar detalhadamente o impacto que cada um poderá causar no negócio. Isto em uma ótica de curto, médio e longo prazo.

Por exemplo, faltando água em uma empresa, o impacto direto na operação ocorre no curto prazo com a paralisação da produção.

No longo prazo, faltas de água podem danificar máquinas, estruturas e equipamentos causando danos muito graves.

3. Defina as prioridades

Na elaboração do plano de contingência é essencial definir quais setores, elementos e processos devem ser priorizados.

Numa queda de energia num setor de atendimento ao cliente, uma das prioridades é manter os servidores e ERP online.

O ar-condicionado de alguns setores pode não ser ativado. TVs e monitores não essenciais podem também ser desligados e a iluminação reduzida.

Tudo isto visa manter a operação o mais funcional possível.

Isso também permite que todos visualizem quais atividades necessitam de mais cuidado e responsabilidade dentro da empresa.

4. Planeje as estratégias de contingência e controle

Após analisar o impacto dos riscos e definir as prioridades é necessário selecionar as medidas para controle dos desastres.

Se o sistema de vendas caiu a empresa não pode deixar de vender. Neste caso um método de vendas manuais poderia ser desenvolvido.

É preciso que estas estratégias sejam bem detalhadas e facilmente aplicáveis. Só assim é possível criar um plano de contingência eficaz.

Esta é a etapa mais importante na criação do plano de contingência, uma vez que a qualidade destas estratégias fará com que a empresa se recupere mais rapidamente e evite prejuízos.

Estas medidas devem focar em solucionar consequências negativas que o risco poderá ter criado ao se materializar.

No exemplo acima, observe que o foco da medida foi permanecer vendendo enquanto o problema do sistema é resolvido.

Convenhamos, faz bem mais sentido tomar esta ação do que esperar a solução do problema enquanto se perde vendas.

5.  Escreva o guia do plano de contingência

Todo o conteúdo levantado e criado precisará ser condensado em um único documento. Redija um documento sob a forma de índices e pontos principais.

Detalhe onde se localizam a definição dos problemas, suas soluções imediatas e a longo prazo.

O fundamental é que o plano forneça as informações necessárias de forma clara e concisa como se fosse um guia passo a passo.

Assim o plano de contingência será colocado em prática da melhor forma quando preciso.

6. Teste o plano de contingência

Após concluído, o plano de contingência não pode ser esquecido e usado apenas em momentos críticos.

Muitas empresas não testam o seu plano de contingência – um hábito que pode inutilizar todo o planejamento que foi feito.

Assim como treinamentos de brigada de incêndio, é uma ótima prática testar cada uma das estratégias elaboradas.

Isso garantirá que elas permanecem úteis para mitigar riscos. Simulações de situações de crise podem ser desenvolvidas para este fim.

Dessa forma, é possível saber se de fato se o plano funcionará ou não em uma situação real.

A simulação também permite que melhorias sejam feitas e deixem o plano ainda mais eficiente.

7. Revise o plano de contingência com frequência

Após ser devidamente testado, o plano deve passarpor alterações julgadas como necessárias. As revisões devem ser periódicas e fazer parte da rotina da empresa.

A realidade é que a operação das empresas muda constantemente.

Gerenciar estas mudanças nos processos é uma das atividades da gestão de processos. A atualização dos planos de contingência deve seguir o fluxo da atualização da operação.

Como sugestão, observe com atenção mudanças no sistema, na estrutura, nas máquinas e no organograma da empresa.

Com certeza você observará que a atualização do plano de contingência pode ser mais rápida do que imagina.

Como está a gestão de riscos da sua empresa?

Diante de tudo isso, já deu para perceber que manter um bom plano de contingência para sua empresa é de fundamental importância.

Para não descuidar da sua gestão de riscos, aprenda mais sobre o assunto! No nosso curso Gestão de Processos, Riscos, Controles e Indicadores, você aprende não só a analisar e tratar riscos – mas também a desenhar e padronizar processos da melhor forma.

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