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Muitas empresas têm buscado cada vez mais obter crescimento, alcançar resultados positivos e rentáveis. Isso é algo possível por meio da gestão organizacional.
A gestão organizacional é o planejamento definido para que uma empresa alcance seus objetivos e metas. Ela tem como finalidade conduzir processos e pessoas ao seu pleno desenvolvimento.
Com isso, a gestão organizacional impacta positivamente a empresa, visto que por meio dela é possível promover melhorias em processos, desenvolver um ambiente mais colaborativo e motivado.
Consequentemente, uma boa gestão organizacional pode levar a empresa a conquista dos resultados desejados.
No entanto, trabalhar em um ambiente organizado, onde todos saibam suas tarefas e como executá-las, não prejudicando a eficácia de um processo, ainda é um mero sonho para muitas organizações.
Assim, para que esse sonho seja realizado, é necessário ter procedimentos, rotinas e métodos que tornem o trabalho realmente eficaz, melhorando a produtividade.
Para isso, um elemento da administração chamado OSM (Organização, Sistemas e Métodos) pode ser fundamental.
Gestão organizacional – Conceituando OSM (Organização, Sistemas e Métodos)
O OSM ou O&M, como também pode ser conhecido, é um elemento da administração que visa compreender e aprimorar processos.
Por isso, o OSM pode auxiliar uma empresa em sua busca por processos funcionando de maneira efetiva e trazendo bons resultados.
No entanto, para que isso ocorra é necessário que exista bastante organização dentro da empresa. Ou seja, que ela esteja capacitada a se desenvolver para atingir níveis maiores de produtividade.
Além disso, métodos eficazes têm de ser implementados. O que aumentará a eficácia na realização de um processo e contribuirá com o funcionamento e aperfeiçoamento organizacional.
Dessa forma, o OSM trabalha com uma série de técnicas e conhecimentos a fim melhorar e facilitar o trabalho de todos.
Com isso, uma empresa passa a ter processos sendo bem executados diariamente por meio de métodos eficazes.
Dessa maneira, isso permite que todos objetivem o alcance de resultados e tenham a oportunidade de se desenvolver continuamente.
Prática
Portanto, com a utilização da metodologia de OSM, é possível trabalhar na normatização e racionalização dos processos.
Desse modo, ao colocá-la em prática dentro de uma empresa, é necessário seguir algumas etapas:
Note que a etapa inicial consiste no levantamento de dados e informações para obter um diagnóstico do negócio.
Assim, com maior conhecimento sobre os processos é possível identificar quais os problemas existentes e realizar uma profunda análise.
Com isso, soluções são pensadas e sugeridas.
Dessa maneira, melhorias são implementadas, padrões são criados e as atividades passam a ocorrer com mais agilidade e eficácia.
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Gestão organizacional – Processos
Vimos que o OSM está bastante ligado a melhoria de processos e aprimoramento de métodos de trabalho.
Um dos princípios para essa atividade é o controle sistêmico dos processos, ou seja, otimizar e organizar a estrutura de processos.
Esse também é um objetivo da gestão de processos, abordagem pela qual os processos são mapeados, desenhados, documentados, mensurados, monitorados e controlados. Tudo isso tendo em vista os objetivos da empresa.
Por isso, é possível integrar as atividades de diferentes equipes, áreas e sistemas por meio da gestão de processos, otimizando o trabalho de toda empresa.
Hoje em dia, o mercado exige que não haja espaço para desperdícios, a gestão de processos dentro desse contexto acaba sendo uma peça fundamental para qualquer empresa atingir o sucesso.
Divide-se a gestão de processos de uma empresa em algumas etapas. Existem diferentes metodologias para organizar quais são as fases dessa atividade, mas aqui vão exemplos bastante comuns:
Planejamento
Inicialmente planeja-se como a gestão de processos será executada. Aqui é definido qual a relação dos processos avaliados com o objetivo estratégico da organização.
Análise dos processos
Nessa etapa a empresa é mapeada. Para executar esse mapeamento é necessário buscar conhecer profundamente como funciona a empresa e como as atividades ocorrem atualmente, o que chamamos de AS-IS.
Dessa forma, os processos são descritos através dos conjuntos de atividades que os formam. Documentos existentes e entrevistas com os atores do processo são maneiras de coletar informações mais precisas, por exemplo.
Vale ressaltar que nessa etapa já é possível identificar oportunidades de melhorias. Informações úteis para o To-Be, etapa futura os processos devem ocorrer em sua melhor forma.
Modelagem
Depois de realizar entrevistas e outros tipos de levantamentos de informações, os fluxos dos processos atuais são elaborados. Algumas ferramentas comumente usadas para isso são o Visio ou o Bizagi.
No entanto, é fundamental que exista abertura para o redesenho dos fluxos. Visto que com com identificação de melhorias os processos poderão sofrer alterações.
Mudanças
Antes de realizar as mudanças, é necessário pensar nos recursos necessários para fazer isso.
Em algumas situações, isso envolve remanejar equipes, adquirir softwares e etc.
Outro ponto importante são as simulações das melhorias, por meio delas é possível averiguar como funcionam as melhorias na prática e como as equipes irão reagir as mudanças.
Além disso, por meio dessas avaliações também é possível aperfeiçoar as mudanças propostas para elas atinjam o objetivo desejado.
Monitoramento e continuidade
A etapa de monitoramento garante o acompanhamento das mudanças implementadas, indicadores de desempenho são muito úteis para esse fim, por exemplo.
Por isso, é fundamental ter métricas e KPIs. Visto que eles cumprem um papel muito importante para o monitoramento das atividades.
No entanto, melhorias sempre serão necessárias. Por isso, uma empresa deve ter em mente a importância em dar continuidade na melhoria de seus processos.
Ao fim dessa etapa, o ciclo se reinicia. O negócio é reavaliado novamente, é verificado se os processos estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e um novo ciclo de melhoria se inicia.
Gestão organizacional – Conhecimento
Nós vimos ao longo do artigo o que um dos objetivos que a gestão organizacional, OSM e a gestão de processos tem em comum é que uma empresa tenha processos organizados, detalhados e bem definidos.
Com isso, é possível alcançar os objetivos desejados, reduzir custos, otimizar o tempo, melhorar a qualidade de serviços e produtos.
Como citado ao início do artigo, muitas empresas sonham com tudo isso. Algo que se torna possível por meio da aplicação desses elementos.
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