Gestão do tempo – 17 sugestões para tornar seu dia mais longo!

Tempo de leitura: 14 minutos

Gestão do tempo – Um recurso muito escasso

O tempo é insubstituível e não pode ser armazenado. Um recurso tão valioso e tão mal gerenciado. A escolha de como você faz a gestão do tempo com certeza afetará toda sua vida.

A era digital nos inunda a cada segundo com um grande volume de informação, útil e inútil. Desde a ilusão de ótica de um vestido à mudanças nas políticas econômicas, há muita informação concorrendo por nossa atenção.

Além disso, as pessoas ao nosso redor também esperam que utilizemos nosso tempo com elas. Isso faz parte da vida em sociedade e é simplesmente necessário.

No entanto, o tempo não perdoa quem não o valoriza. Ele não volta e está dividido em fases que devem ser cumpridas de forma organizada. Não cumprir tais fases pode trazer consequências para nosso pleno desenvolvimento.

Todos deveríamos ter o direito a ter uma boa infância. Esperamos também uma desafiadora e excitante adolescência seguida do início da fase adulta de conquistas e liberdade.

O ápice da maturidade chega e por fim o ritmo menos intenso da terceira idade. A verdade é que possuímos crianças de 30 anos, adultos de 15 anos e idosos de 40.

Muito disso diz respeito a forma como fazemos a gestão do tempo. Mais precisamente sobre como nossas escolhas afetam o uso de nossa vida. Sim, tempo é vida e jogar tempo fora é desperdiçar sua vida.

Para tornar sua vida mais completa e cheia de realizações, faça uma melhor gestão do tempo. Veja abaixo nossas 17 sugestões que vão aumentar suas realizações consumindo menos tempo.

01. Gestão do tempo – Conheça seu tempo

Quantas horas por dia você gasta vendo vídeos (TV, internet)? Quanto tempo as redes sociais consomem do seu dia? Sua família e amigos estão recebendo toda a atenção que merecem? Você está retirando tempo para si mesmo?

Fazer uma boa gestão do tempo passa por inicialmente descobrir como você gasta seu tempo. Algumas atividade são verdadeiras ladras de tempo. Tome cuidado com elas. Faça uma análise de Pareto do seu tempo.

Acha que sua rotina já está boa? Ótimo, mas não deixe ela sair de controle. Acompanhe a evolução do gasto do seu tempo pelo menos mensalmente. A vida é dinâmica e tudo pode mudar em questão de semanas. Veja o vídeo abaixo e pense um pouco sobre isso.

02. Gestão do tempo – Ganhe mais tempo

Corte o que agrega menos valor na sua vida. Algumas atividades são prazerosas, mas não são essenciais. Considere quais delas podem ser deixadas em segundo plano.

Algumas pessoas acreditam que viver sem atender a todos os seus desejos imediatamente é uma vida incompleta. Bom, as opiniões são livres, e eu não acredito nisso.

A capacidade de deixar algo que se deseja fazer para depois é uma peça fundamental para tomar boas decisões. Normalmente os frutos das ações demoram um pouco para surgir.

Isso também é verdadeiro para ações que não agregam valor à sua vida. Você pode simplesmente chegar ao 50 anos e só então perceber que não realizou nada. Sua gestão do tempo teria falhado drasticamente.

Se você não deseja que esse seja o seu futuro, ou se atualmente essa é sua situação, comece a agir. Trace um plano de vida produtivo. Deixe de lado o que não importa e foque naquilo que deseja.

Está achando difícil ir atingir o desempenho esperado? Então divida grandes tarefas em várias partes e faça conforme sua capacidade atual. Faça ações pequenas primeiro e logo você conseguirá fazer grandes projetos. Não fique parado!

03. Gestão do tempo – Mantenha o foco

Se você precisa fazer algo, faça. Direcione sua energia para o que precisa ser feito. A procrastinação é uma armadilha que está sempre à espreita.

Quando você mantém seu foco nas atividades mais importantes, seu dia terminará completo. Não deixe para depois o que pode e precisa ser feito agora. Uma boa gestão do tempo normalmente é pautada na tempestividade.

O Paulo Vieira, presidente da Febracis, elaborou um curso fantástico sobre foco e alcance de objetivos. Recomendo muito que você conheça este material elaborado por um dos maiores especialistas na área. Clique aqui.

04. Gestão do tempo – Rápido, preciso e perfeito

Faça certo da primeira vez e faça rápido. Busque a excelência e o máximo de perfeição nas suas atividades rotineiras. Assumir que não consegue fazer algo excepcional é para quem quer desistir.

Se você tem grandes objetivos, sonhe grande e trabalho duro. Não aceite fazer “mais ou menos”. Não seja mediano. Busque a perfeição técnica e um conhecimento profundo sobre sua área profissional.

Desenvolva técnicas de produtividade como a leitura dinâmica por exemplo. Se iniciar um curso em uma área, domine o conteúdo. Se começar um curso de idiomas, alcance a fluência.

Não se conforme com a mediocridade. Almeje ser excelente não para se comparar com outros, mas para conseguir atingir seus alvos.

05. Gestão do tempo – Ferramentas mobile

Não perca tempo em filas ou aguardando uma reunião. Seu smartphone pode ser uma grande aliado para aumentar seu tempo produtivo.

Responda seus e-mails, utilize o Office Mobile, entre em contato com colegas pelo Skype/Whatsapp e gerencie sua agenda. Você pode fazer tudo isto no seu smartphone durante pausas e momentos de espera.

Ao invés de passar horas checando atualizações de status de amigos em redes sociais, use este tempo produzindo. Use a tecnologia a seu favor e não contra você. Ela tem muito a contribuir com a sua gestão do tempo.

As horas em que você se encontra ativo devem ser aproveitadas ao máximo para que depois você consiga relaxar. É horrível tentar relaxar com a sensação de que algo muito importante foi deixado de lado.

06. Gestão do tempo – To Do lists

Faça listas dos seus afazeres. Elas são essenciais para organizar melhor seu tempo e ter certeza que nada importante passou despercebido.

Um To Do list pode ser elaborada em um bloco de notas, gerenciador de e-mail ou num caderno. Mas seguindo a dica anterior, existem ótimos apps com esta função.

Recomendo três ótimos apps gratuitos com esta funcionalidade: Wunderlist, Any.do e Lista de tarefas. Os links são para a play store do Android, mas existem vários apps semelhantes para o Iphone.

Acompanhe suas ações até elas estarem concluídas. Para um controle mais preciso você pode criar um plano de ação em Excel. No nosso curso de gestão de processos, riscos, controles e indicadores você aprenderá a desenvolver estes planos de ação. Veja o vídeo abaixo.

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07. Gestão do tempo – Matriz GUT

Priorizar o que é importante é sem dúvida a principal dica para se fazer uma boa gestão do tempo.

Uma das ferramentas que vai ajudar você nesta missão é a Matriz GUT. Ela permite uma análise mais objetiva de critérios subjetivos na definição de prioridades. Ela é ótima para aqueles casos em que dados financeiros não dizem muito ou são difíceis de obter.

Apesar de simples é uma ferramenta muito poderosa. Conheça mais sobre ela e baixe nosso modelo gratuito clicando aqui e lendo nosso megapost sobre a Matriz GUT.

08. Gestão do tempo – Delegue

Centralizar atividades pode garantir maior eficácia, mas ao custo de reduzir o potencial de crescimento e desenvolvimento. Se você é gestor, não perca tempo com tarefas que podem ser delegadas para alguém da sua equipe.

Você precisa fazer isso para conseguir se concentrar nas tarefas e projetos mais importantes do seu setor. Além disto, é fundamental formar sua equipe. Nada melhor do que experiência prática para assimilarem melhor o conhecimento.

Se você tem medo de delegar e o trabalho não sair bem feito, entenda que esse risco é real, mas pode ser mitigado. Se você não correr esse risco, nunca conseguirá formar sua equipe e estará sempre ocupado demais.

Ao delegar você também concede mais autonomia aos seus gerenciados e isto vai tornar seus processos mais eficientes. Empresas engessadas perdem competitividade.

09. Gestão do tempo – Técnica pomodoro

Essa é uma técnica bastante conhecida para a gestão do tempo e aumento do potencial produtivo. Utiliza-se um timer e se divide o tempo em intervalos de 25 minutos.

Você deve listar suas tarefas e começar a executa-las. A cada intervalo de 25 minutos se realiza uma pausa de 3 a 5 minutos.

Durante a pausa você pode realizar qualquer atividade, menos trabalhas nas suas tarefas. Após quatro pausas você deve realizar uma pausa mais longa, como 20 ou 30 minutos.

A técnica propõe que essas pausas propositais e repetidas aumentam o potencial de processamento do cérebro. Pode ser difícil conseguir parar propositalmente desta forma, mas busque utilizar o conceito da técnica. Faça pausas regulares e não oriundas da procrastinação.

Existem timers em formato de tomate (pomodoro em italiano) que já possuem a programação ajustada para 25 minutos. Obviamente você não precisa de um deles, mas não deixa de ser um souvenir interessante.

Se você desejar utilizar o Pomodoro no seu smartphone android, baixe aqui um app gratuito! Se utiliza Iphone, você pode baixar esse outro app.

10. Gestão do tempo – Reduza as reuniões

Você já imaginou quanto bilhões se perdem todos os anos em horas gastas com reuniões improdutivas? Infelizmente esse é um mal com que convivemos.

Adote uma postura proativa e reduza ao máximo suas reuniões. Utilize o e-mail, o Skype, o telefone, enfim, qualquer ferramenta de comunicação, mas reduza as reuniões.

Elas são excelentes instrumentos de alinhamento e são essenciais. No entanto, o mal uso delas é comum e o tempo perdido é absurdo. Fazer a gestão do tempo utilizado em reuniões por sua equipe vai aumentar bastante a produtividade dela.

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11. Gestão do tempo – Organização e limpeza

Eu acredito que a maioria das pessoas que se dizem ocupadas demais, na verdade são desorganizadas. Com tudo no seu devido lugar você economizará muito tempo.

Acredite, o tempo gasto organizando sua bagunça normalmente se paga rápido. Seja metódico na organização da sua mesa, quarto e casa. Tenha um cuidado especial com documentos importantes e itens de valor.

No seu computador organize os arquivos em pastas. Não deixe seu desktop assim:

12. Gestão do tempo – Controle sua ansiedade

De acordo com o dr. Augusto Cury, o mal do século está interessado em atrapalhar você também. Ele preparou um curso muito bom sobre o assunto e você pode conhecer clicando aqui.

Fato é que a ansiedade consome energia e impede você de se concentrar plenamente no que precisa fazer. Ela também pode fazer com que você não consiga priorizar adequadamente o que é mais importante entre seus afazeres.

Não deixe sua ansiedade dominar você. Isso pode ser desastroso para todos os seus projetos e causar perdas em sua profissional e pessoal.

13. Gestão do tempo – Seja disciplinado

Acima de tudo cumpra com sua programação. Tente se manter o mais fiel possível a rotina que você definiu para o dia. O dia pode até passar rápido, mas as realizações vão dar a você a sensação de que conseguiu realizar muito.

Evite distrações que podem roubar seu tempo e se concentre no que é fundamental. Se não for possível realizar tudo, tenha certeza de ao menos cumprir as tarefas mais importantes.

Divida as horas do seu dia. Saiba como seu dia deve começar e como deve terminar. Se não fizer isso, o caos é quem dominará seu dia e não você.

14. Gestão do tempo – Descanse o essencial

Essa dica reforça a importância de manter uma rotina equilibrada. Se você não descansar o suficiente, não vai manter o seu ritmo de trabalho elevado. Se descansar demais, pode postergar projetos importantes para sua vida.

Conheça seu corpo e descubra o quanto você precisa dormir e se divertir. Você possui limites como todos os outros humanos e a conta pelas noites mal dormidas vai chegar.

Sua vida social é importante então não permita que sua carreira acabe com ela. Igualmente não permita que sua vida social destrua sua carreira. Em alguns momentos você precisará escolher qual receberá maior atenção e o equilíbrio é o segredo aqui.

15. Gestão do tempo – Aprenda a dizer não

Essa é uma das atitudes mais poderosas e eficientes que você pode tomar. Bloqueie o que lhe faz perder tempo e não tenha medo de dizer “não” para as pessoas ao redor.

É incrível as situações que nos expomos simplesmente por não conseguir dar uma negativa para alguém próximo. Não permita que isso congele seus alvos. Para sua gestão do tempo ser efetiva talvez você precise reduzir o tempo dedicado a muitas pessoas.

Repense suas companhias. Amigos de verdade vão apoiar seu sonhos e buscar torna-los mais alcançáveis. Pessoas que poem você para baixo e que tentam lhe fazer desistir podem não ser o que você precisa. Evite essa negatividade.

Não tenha medo de represálias. As pessoas que amam você serão capazes de compreender e admirar o que você está buscando construir.

16. Gestão do tempo – Peça ajuda

Se algo é novo ou exige um conhecimento que você não possui, não se envergonhe de pedir ajuda. Não tente redescobrir a roda. Alguém já deve ter feito o que você está buscando fazer agora.

Peça ajuda a um colega mais experiente. Se necessário busque orientação profissional especializada. As consultorias, por exemplo, fazem exatamente isto. Elas aplicam conhecimentos e técnicas especializadas para resolver problemas dos seus clientes.

Imagine por exemplo um problema de parametrização em um software ERP. Você deveria se preocupar em aprender como tratar o problema, ou deveria contratar um especialista renomado?

17. Gestão do tempo – Gamificação

Crie desafios para você mesmo e organize-os de forma a desenvolver suas habilidades de solução de problemas. Isso é um dos fundamentos que preconiza a gamificação. Essas habilidades são cada vez mais procuradas no mercado.

Se recompense pelo seu desempenho. Estas recompensas vão motivar você a continuar desenvolvendo seu potencial produtivo e sua excelência técnica.

Se conceda momentos de lazer, ou simples momentos de ócio. Afinal, temos de ter tempo para fazer tudo, inclusive não fazer nada. Durante o ócio surgem excelentes ideias.

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