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Gestão de projetos – 5 princípios universais para o sucesso
A gestão de projetos é uma técnica gerencial fundamental para todas as empresas. No entanto, quanto maior uma empresa fica, mais complexos seus projetos se tornam.
Ainda existe bastante amadorismo na gestão de projetos de muitas instituições. Como funciona na sua empresa? Consegue ver com clareza o valor gerado pelas práticas de gerenciamento de projetos?
Neste post vamos falar um pouco sobre cinco princípios que todo profissional de projetos deveria conhecer. Na gestão de um projeto você deve:
- Abordar questões importantes no início do projeto;
- Esboçar um escopo e metas para o seu projeto;
- Comunicar as funções, as expectativas e os objetivos à equipe;
- Acompanhar o progresso e identificar barreiras;
- Certificar-se de que todos os resultados foram atingidos e finalizar o projeto.
Apesar de possuir diferentes opiniões e estilos de trabalho, gerentes de projeto de todos os setores compartilham dos mesmos princípios. Mesmo havendo diferenças em relação aos pormenores, os princípios básicos da gestão de projetos são os mesmos.
Quer entender como isto funciona na prática? Então leia este post até o final! Descubra os cinco princípios-chave da gestão de projetos e como usá-los para atingir o sucesso.
Gestão de projetos – aborde questões importantes no início do projeto
Inicie seu projeto corretamente, abordando questões importantes no início dele. Não importa o tipo de projeto. Pode ser o desenvolvimento de conteúdo para um novo cliente ou a construção de um prédio.
Discutir o valor e a missão do projeto desde o início é um dos mais importantes princípios da gestão de projetos. Se isso não for resolvido, as priorizações podem ser afetadas e o projeto se tornar muito mais oneroso.
Primeiramente, faça algumas destas perguntas:
- Este projeto deverá ser realizado?
- Como ele ajudará a empresa?
- A empresa poderá se beneficiar deste projeto neste momento?
- Qual é o problema que este projeto está solucionando?
Sua função como profissional de projetos envolve defendê-lo ou não diante da empresa. Se nem você tiver certeza do valor do projeto, as pessoas confiarão nela ainda menos.
De acordo com um levantamento da Gallup Business Journal, apenas 2,5% das empresas concluem 100% de seus projetos por ano. De fato, conhecer o valor, a visão, o cronograma e os objetivos de seu projeto é fundamental para o sucesso.
Mesmo que o seu projeto tenha sido encomendado por seus superiores – ou seja, já está aprovado – você terá de lidar com diversos desafios ao longo da execução dele.
Isso exigirá que você defenda a sua utilidade e o seu valor. Antecipe-se e prepare-se para que não haja maiores surpresas.
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Gestão de projetos – esboce um escopo e metas para o seu projeto
Ao avançar com seu projeto, a fase inicial se encerra e a fase de planejamento começa. Ao avaliar o valor do seu projeto e qual problema da empresa ele solucionará, esboce um escopo e metas.
Para lhe ajudar a manter o foco, responda a estas perguntas:
- Qual é a maior meta do projeto?
- Quais são os resultados necessários para atingir esta meta?
- Quem é a melhor pessoa para se responsabilizar por cada resultado?
- Quais são os riscos deste projeto, e como mitigá-los?
- Qual é o escopo deste projeto?
- Você está preparado para lidar com imprevistos?
- Como você administrará prioridades cada vez maiores e alterações em cargas de trabalho que acontecerem no meio do projeto?
Susanne Madsen, especialista em gestão de projetos, enfatiza a importância de atentar para os detalhes no planejamento do projeto. Isto é essencial para:
“… realizar um levantamento minucioso dos requisitos, em que a equipe e o cliente elaboram fluxos de processos e certificam-se de que os requisitos são aceitáveis e representam as verdadeiras necessidades do cliente. A criação de demonstrações, maquetes, provas de conceito, protótipos e pilotos é ótima para mitigar o risco de inúmeras mudanças”.
Durante esta fase, aplicar características visuais ao projeto ajudará todos a estarem de acordo e garantirá expectativas realistas. O exemplo abaixo, criado no Lucidchart, serve de modelo para você planejar o escopo de seu projeto.
Quando criar seu diagrama, certifique-se de que todos os membros da equipe tenham acesso a ele e possam delinear e editar seus planos de maneira visual.
Ao determinar o escopo, o modelo adequado simplifica cronogramas, orçamentos e aprovações. Isto ajuda a fomentar a comunicação e a colaboração.
Todo gerente experiente de projetos sabe: existem riscos em todos os projetos, e metas e resultados podem mudar drasticamente a qualquer momento.
Gestão de projetos – comunique as funções, as expectativas e os objetivos à equipe
Uma comunicação clara e feita desde o início com sua equipe em relação a funções, expectativas, progresso e mudanças no projeto garante que os objetivos não sejam relegados ou esquecidos.
A comunicação também faz com que membros de sua equipe sintam que suas contribuições estão sendo valorizadas e suas preocupações consideradas.
As suas responsabilidades em relação à comunicação também envolvem as partes interessadas do projeto. Elas podem ser o cliente, a diretoria de sua empresa ou outras partes externas. São os Stakeholders.
Comunicar-se com uma grande quantidade de stakeholders, cada um com suas próprias preocupações, é algo difícil. Caso sinta-se sobrecarregado, considere o seguinte:
- O progresso realizado durante toda a linha do tempo do projeto;
- As metas e vantagens do projeto (este item reforça que você e o stakeholder continuam em acordo em relação às conquistas do projeto);
- As barreiras e os sucessos do projeto.
Ao administrar a comunicação entre stakeholders, um diagrama pode melhorar em muito o seu desempenho e dedicação ao objetivo.
Acordar no meio da noite porque você esqueceu de pedir algo ao designer ou porque não enviou as novidades para uma parte interessada em relação a um problema não é algo muito agradável.
O seguinte exemplo mostra como um diagrama bem feito, no caso um fluxograma funcional, pode ajudar a evitar situações de stress.
Gestão de projetos – acompanhe o progresso e identifique barreiras
Todo gerente de projetos sabe que as etapas intermediárias são críticas. O acompanhamento é um dos princípios-chave que define o sucesso nesta fase.
Durante ela, faça as seguintes perguntas:
- Todos os membros da equipe entendem o que se espera deles?
- Quais são as barreiras? Como removê-las para a sua equipe?
- O projeto está dentro do prazo?
- Você está se comunicando e mantendo tudo organizado?
- O escopo inicial de seu projeto precisa ser redirecionado?
É uma boa ideia traçar seu plano de execução, unir todos os envolvidos e acompanhar os avanços do projeto. Veja uma sugestão no diagrama abaixo:
Você e outros membros da equipe podem ter mais de um projeto em andamento ao mesmo tempo. Isso é normal. Portanto, é sua responsabilidade entender exatamente a situação atual de cada projeto.
Durante as fases intermediárias, seu projeto pode tornar-se um tanto quanto confuso. Mudanças de demandas dos clientes ou executivos, e imprevistos que podem ameaçar seu orçamento infelizmente ocorrem. Esteja preparado para eles.
Se as partes interessadas de um determinado projeto decidem alterar o escopo ou orçamento, você será responsável por redirecionar o projeto de forma sensata e pragmática.
Gestão de projetos – certifique-se de que todos os resultados foram atingidos e finalize o projeto
Não seria ótimo se, ao final de cada projeto, você e sua equipe tirassem o dia para confraternizar e comemorar o trabalho bem feito?
Embora a maioria dos gerentes de projetos adoraria poder ter esse momento para desopilar, ele é bastante raro. É provável que você e sua equipe rapidamente se dediquem a outros projetos com aqueles maravilhoso prazos limitadíssimos.
Antes da dispersão de sua equipe, organize uma reunião breve para rever o projeto. Neste encontro, considere estas perguntas:
- Todas os resultados foram atingidos?
- Todos os produtos finais foram realizados seguindo um padrão de qualidade do qual a equipe pode se orgulhar?
- O que a equipe realizou de forma excelente?
- No futuro, como um projeto como este poderá ser melhor realizado?
Durante esta fase, ter um registro de todo seu projeto em um modelo pode ser extremamente útil. Isso é especialmente verdade em relação a projetos de grande porte.
Dependendo de seu método, setor e de sua própria experiência, seu fluxo de trabalho pessoal nem sempre combinam com processos simples e de passo a passo.
No entanto, em projetos complexos, ou quando surgirem problemas, o ato de retomar os princípios básicos da gestão de projetos e equipar-se com as ferramentas certas pode fazer toda a diferença entre ter um bom projeto e um projeto excepcional!
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