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ERP – segurança no mundo virtual
A internet é um recurso que mudou a maneira como fazemos negócios. Entre outras coisas ela possibilitou o uso de sistemas ERP online.
Assim, a internet agilizou a comunicação e os processos empresariais de forma a gerar resultados nunca antes imaginados.
Além disso ela possibilitou uma interligação a nível global, ampliando o horizonte das organizações a patamares inimagináveis poucas décadas atrás.
Muitas práticas e ferramentas se tornaram obsoletas nesse contexto e os níveis de produtividade foram acelerados em uma escala sem precedentes.
No entanto, como em quase tudo na vida, também existem pontos negativos no uso da internet. A segurança da informação se tornou um dos fatores mais críticos da gestão empresarial.
Além das ameaças clássicas, as organizações precisam lidar com os perigos on-line. Hackers mal-intencionados e fraudadores dentro da empresa utilizam a internet para conseguir ganhos indevidos.
Pensando nisso, neste post trataremos de uma ferramenta de grande importância no processo de proteção de dados. O ERP é uma solução prática que aumenta a produtividade e ajuda a prevenir de fraudes.
Não pense que isso é algo impossível e extremamente caro. Já existem sistemas de gestão ERP para pequenas e médias empresas. Vamos entender melhor sobre este assunto.
ERP – o que é
ERP ou Enterprise Resource Planning é uma ferramenta de gestão empresarial que ajuda a criar um ambiente virtual. Ele reflete no funcionamento da organização e agrega informações relacionadas aos diversos processos desempenhados.
Ele possibilita o aprimoramento de diversas atividades, que incluem: controle financeiro, gestão de estoque, controle de vendas e cadastros.
Além disso ele agrega dados gerados em cada uma dessas funções de negócio. Este software permite a automação de algumas das etapas críticas envolvidas em cada uma delas.
Diante disso, o ERP agrega informações sensíveis da instituição relacionadas com diversas frentes gerenciais. Isso significa que ele é um importante aliado organizacional na busca por maior segurança contra fraudes.
A integração de processos é benéfica para toda a estrutura organizacional da empresa. Vejamos como isso se materializa de forma prática, favorecendo a gestão e a proteção do negócio.
ERP – uma barreira adicional às informações
Em geral, as tentativas externas de acesso aos dados empresariais focam em invadir o servidor da organização. Isto daria acesso ao seu ambiente interno com todas as informações sigilosas.
Caso as informações não estejam devidamente protegidas, o invasor acessará todas elas. Desse modo ele teria um caminho livre até dados sensíveis e estratégicos para a empresa.
Ao trabalhar com um ERP, diversas medidas robustas de segurança são tomadas para garantir que ninguém visualize indevidamente seus bancos de dados.
Uma das principais é a utilização de criptografia. Trata-se de uma técnica de proteção de dados que “mascara” determinadas informações. Assim, elas só serão legíveis caso o receptor tenha a chave que as converte para a versão original.
Além das medidas de segurança que estão envolvidas no uso da ferramenta, a instituição que contrata o sistema transfere os riscos de invasões para a empresa que fornecesse o produto. Assim ela também é responsável por garantir a proteção.
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ERP – um controle abrangente das operações
Como já dito, o ERP trabalha com muitos dados institucionais críticos. Especialmente no que se refere a aspectos financeiros e à sua base de clientes.
Um ERP centraliza itens confidenciais, aos quais indivíduos externos e especialmente concorrentes não devem ter acesso.
Dessa forma, a organização tem em mãos um sistema que lhe permitirá controlar de maneira abrangente itens sensíveis, que idealmente, só devem compor bases oficiais e de acesso controlado.
Planilhas e outros formatos de arquivos disponíveis em pastas e caminhos acessíveis a todos, criam sérias vulnerabilidades, dificultando à empresa manter a segurança de seus dados.
Além dos mecanismos de proteção do software, ainda é possível identificar quem acessa e manuseia as informações.
Logs de acesso criam trilhas de auditoria que facilitam a identificação de transações e visualizações indevidas.
O ERP também permite criar alçadas de aprovação, limites de acesso e tarefas automatizadas. Tudo isto ajudar a mitigar riscos de fraudes e dá mais segurança para sua empresa. Saiba mais no nosso curso Gestão de Processos, Riscos, Controles e Indicadores.
ERP – criando um diretório formal
Sem informações confiáveis e disponíveis é impossível à organização manter processos consistentes e confiáveis.
Imagine se as pessoas desempenhassem suas atividades sem a confiança de que informações com as quais elas atuam são as corretas e mais atuais.
Isso causaria impactos negativos aos processos, deixando-os frágeis e propensos às falhas e inconsistências.
Contextos assim facilitam a ocorrência de fraudes, desde desvios de conduta internos até formas externas de ataque ao negócio. O ERP ajuda a mitigar esse risco.
Ele funciona como um repositório de dados que suportam a organização como a fonte oficial das informações trabalhadas.
Não que o Excel deixe de ser importante, ele ainda cumpre um ótimo papel analítico, mas não pode ser a ferramenta para condução dos negócios.
O ERP oferece uma fonte permanente e confiável de informações. Se bem utilizado ele pode se tornar uma das mais poderosas ferramentas de gestão na sua empresa.
Saiba mais como mitigar o risco de fraudes no nosso curso Auditoria Interna e Governança Corporativa.
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