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Todo profissional de logística ou operações deveria se preocupar em descobrir como fazer um inventário de estoque efetivo.
Realizar uma boa gestão de estoque é de extrema importância para qualquer empresa.
Esta é responsável por manter o controle de entrada, saída, avarias e desvios de todas as mercadorias, insumos e produtos de sua empresa.
Neste artigo você descobrirá como fazer um inventário de estoque. A metodologia sugerida proporciona maior segurança, transparência e confiabilidade, apesar de ser simples.
Sem o monitoramento constante dos itens mantidos na empresa, fica muito difícil prever o nível de capital que está alocado e as necessidades reais de caixa da empresa.
Além disso, falhas na gestão do inventário de estoques expõe a empresa a riscos, como por exemplo o desabastecimento (vide a crise do Covid-19) e a ruptura de estoques.
Por isso é importante compreender esta técnica e como aplicá-la nos seus negócios. Dada sua importância, entenderemos cada peça fundamental neste processo e suas ferramentas.
Inventário de estoque – Entendendo
O que é estoque
Toda empresa necessita de insumos (materiais utilizados em seus processos) para executar suas atividades de rotina.
Empresas do comércio necessitam de mercadorias para realizar suas vendas, já as indústrias possuem tanto matérias-primas quanto produtos em processamento e produtos acabados.
Para poder ofertar seus produtos é preciso ter esse produto, e o estoque é justamente um armazenamento de mercadorias e produtos.
Um estoque organizado colabora para o sucesso de qualquer negócio, seja ele industrial, comercial ou de serviços, cada um com seu respectivo tipo de estoque:
- Industrial: leva em consideração matéria-prima, produtos em processamento e produtos acabados;
- Comercial: leva em consideração mercadorias para venda e revenda;
- De Serviços: leva em consideração materiais necessários para a realização desse(s) serviço(s).
Fique de olho nos custos associados ao estoque. As variáveis podem ser a perda e decomposição de produtos, custos de operação e manutenção. Já os custos fixos são: local de armazenamento, funcionários, seguros e manutenção de equipamentos.
A quantidade de produtos em estoque deve ser sempre de acordo com a sua demanda. Mas é vantajoso em algumas situações ter um estoque de segurança para o caso de aumento repentino de demanda.
O inventário
Agora precisamos entender o que é o inventário. Ele refere-se aos bens que estão no estoque e que serão direcionados para a venda.
Assim, o Estoque é o local e o Inventário é a composição de itens armazenados naquele local. Para uma boa identificação do inventário é importante que seja registrado o local em que o item se encontra, sua descrição e quantidade.
Dessa forma, podemos entender o inventário como uma parte do capital de sua empresa que foi investido em insumos, produtos ou mercadorias.
Sem dúvida, em decorrência dos valores e do envolvidos no inventário, mantê-lo organizado e bem controlado é essencial.
Um bom controle reduz perdas e furtos, assim como permite que o estoque fique ajustado de acordo com a demanda dos produtos e mercadorias.
Mas como podemos realizar um bom controle? Fazendo o subprocesso de inventariar estoques (popularmente conhecido como inventário ou balanço) que faz parte do processo de gestão de estoques.
Para fins didáticos, vamos utilizar o termo inventário a seguir como se referindo ao processo de inventariar estoques, já que este é um termo mais usual.
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Inventário de estoque – Tipos
1. Inventário Geral
Esse tipo de inventário é o mais trabalhoso, pois é necessário contar todos os itens dos estoques da empresa.
Nesse tipo são conferidos os itens do almoxarifado, os insumos e as mercadorias para revenda o que é muito útil para a avaliação do patrimônio da empresa.
Este tipo de inventário é útil principalmente para validar contas do ativo da empresa.
A existência ou inexistência dos itens afeta diretamente o ativo e com isto, é possível ter uma maior clareza e um controle mais efetivo sobre o patrimônio do seu negócio.
2. Inventário Parcial ou Dinâmico
Neste tipo de inventário é realizada a conferência de uma parte do estoque da empresa, por exemplo, apenas dos itens que compõem a “curva A” de vendas.
Um inventário parcial de estoque é útil para tratar itens com alto giro e que precisam de atenção especial em decorrência deste volume de movimentações.
3. Inventário Anual
Inventários gerais normalmente são feitos um vez por ano. Eles são realizados tanto para uma finalidade de controle interno das operações como para atender demandas fiscais.
4. Inventário Rotativo
O inventário rotativo proporciona uma forma de garantia administrativa para a empresa, prevenindo surpresas decorrentes de perdas de produtos fora de seu controle e planejamento.
A gestão do estoque é realizada em intervalos que podem variar de mensais a semanais e diários. Dessa forma, a empresa conduz verificações para identificar potenciais problemas, tais como extravios e vencimento de produtos.
5. Inventário Cíclico
Um inventário cíclico é um método de gestão de estoque no qual uma porção do inventário é contada em intervalos regulares e frequentes ao longo do ano, em vez de uma contagem total em um único momento, como no inventário físico anual tradicional.
Esse tipo de inventário é realizado em ciclos contínuos, geralmente em intervalos curtos, como semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, dependendo das necessidades e da rotatividade dos produtos. Cada vez que um ciclo é concluído, uma parte diferente do estoque é contada.
O objetivo principal do inventário cíclico é garantir a precisão do estoque de forma contínua, identificando e corrigindo discrepâncias entre os registros contábeis e a contagem física. Isso ajuda a minimizar erros, detectar fraudes, evitar perdas e garantir que os níveis de estoque estejam corretos para atender à demanda do negócio. Além disso, o inventário cíclico permite uma melhor gestão do estoque ao longo do tempo, proporcionando informações atualizadas sobre o desempenho e a eficiência das operações de armazenamento e distribuição.
Inventário de estoque – Prática
Inventário de estoque – Escolha o método mais adequado ao seu empreendimento
O próximo passo é entender como aplicarmos! Como fazer um inventário de estoque? Lembre-se que, dependendo do tamanho do seu empreendimento, a realização do inventário pode ser uma tarefa difícil, por isso, é fundamental que você faça uma boa administração.
Além disso, os seus colaboradores devem estar por dentro acerca do procedimento, das normas a serem adotadas e do cronograma estabelecido.
Como vimos anteriormente, o inventário pode ser permanente ou periódico, ou de outras formas, a escolha pelo método adequado ao seu negócio cabe a você. Para decidir, devemos considerar:
- Relevância da movimentação do estoque para o sucesso do seu negócio;
- Logística da sua empresa;
- Volume de vendas;
- Tamanho do seu empreendimento.
É possível adotar os dois modelos ao mesmo tempo. Desse modo, a atualização do inventário é realizada permanentemente, mas periodicamente há a recontagem das mercadorias a fim de aumentar a confiabilidade dos números.
Inventário de estoque – Defina quando o inventário será realizado
Defina toda a programação para colocar em prática, o dia e horário em que o inventário de estoque deverá ser realizado. Por isso é importante também levar em conta se essa data é o melhor dia para fechar sua empresa para contagem.
Procure ter em mente a quantidade de mercadorias e produtos que estão no estoque, como conferência das entradas e saídas de notas fiscais. Também leve em consideração qual o tempo médio que levará para que os materiais sejam contabilizados.
Inventário de estoque – Comunique aos seus colaboradores
Destaque para seus funcionários toda importância e as vantagens em fazer o inventário de estoque. É muito importante que todos estejam muito bem informados e comprometidos com o processo. Por isso eles devem conhecer o cronograma de execução das ações. Devida adequadamente cada equipe de acordo com cada setor de contagem.
E a boa comunicação será de grande importância nesse crucial aspecto. Para que as informações sejam levadas de forma eficiente é necessária uma comunicação direta com toda a equipe, pois informações levadas como um telefone sem fio trarão apenas mais problemas para um processo tão importante.
Inventário de estoque – Escolha a categoria de suas mercadorias
As classificações de produtos são relacionadas com os tipos de mercadores armazenadas. Em uma loja de autopeças, por exemplo, os produtos podem ser classificados como pneus, rodas, volantes, sensores, lâmpadas, acessórios de som e etc. É importante que as categorias sejam definidas previamente, a fim de assegurar que a contagem seja eficiente.
Inventário de estoque – Classifique e faça nomenclatura dos seus produtos
Chega o momento de organizar fisicamente os produtos e objetos armazenados conforme as categorias definidas anteriormente. Nesta fase, cada mercadoria é detalhadamente especificada, levando em consideração seu tamanho, peso, cor, preço de custo, preço de venda e outros atributos relevantes.
Assim como um recém-nascido que recebe um nome, pois ninguém pode ser registrado sem um, seus produtos também precisam ser identificados, classificados, afinal, são os “filhos” do seu estoque. Esteja pronto para reorganizar o espaço físico do estoque, movendo caixas, armários, pallets e prateleiras conforme necessário.
Inventário de estoque – Mantenha o seu inventário atualizado
A diferença entre inventário periódico e permanente é apenas a frequência com a qual os números são atualizados. Entretanto, é fundamental manter os números em dia em ambos os casos. No caso do modelo periódico, as atualizações devem seguir um cronograma preestabelecido.
Respeite o calendário a fim de manter a confiabilidade dos seus números.
No caso do inventário permanente, a atualização deve ser constante: deve-se atualizar as mercadorias ao saírem e entrarem do armazenamento. É justamente por isso que o auxílio de um sistema é indispensável.
Para que o processo seja mais rápido e confiável é possível usar ferramentas auxiliares nesse processo. Confira!
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Código de barras
Esse é um recurso tão comum no nosso dia a dia e que faz toda a diferença no controle do seu estoque e, como consequência, do seu inventário.
Por meio dos códigos de barras, o controle sobre os materiais armazenados e a demanda de entradas e saídas de mercadorias torna-se muito mais simples. Sendo assim, a sua utilização contribui para a redução de erros humanos e confere maior agilidade na contagem de produtos.
SRM (Gestão de Relacionamento com Fornecedores)
Não é possível haver estoques sem fornecedores, e é justamente por isso que os sistemas de SRM (sigla que representa Supplier Relationship Management) se tornaram tão relevantes.
As empresas utilizam o SRM como forma de otimizar o fluxo de comunicação com os seus fornecedores e, assim, manter os números sempre em dia, com a categorização de compras, previsão de entregas, tipos de materiais fornecidos e custos envolvidos.
Esse tipo de sistema de informação fornece, portanto, dados importantes que contribuem para uma gestão eficiente do seu inventário.
Curva ABC
Conceito
Você pode usar a curva ABC para classificar os itens do seu estoque em importância, levando em contra critérios como consumo e custo desse produto. Quando um produto está parado em seu estoque, isso significa dinheiro parado, portanto é necessário saber o que fazer com ele.
B: 30% dos produtos com maior valor agregado abaixo do A
C: 50% dos produtos, o restante
Prática
Note que na planilha abaixo temos alguns produtos listados, juntamente com sua quantidade e valor unitário. Vamos seguir alguns passos para construir a curva ABC desse exemplo:
1 – Valor total: Crie uma outra coluna e calcule o valor total de cada produto, use a seguinte fórmula:
Após a multiplicação organize sua coluna de valor total na ordem de maior para menor.
2 – Valor acumulado: Agora acharemos o valor acumulado, iremos colocar o produto de maior valor na primeira célula e iremos somar ao de segundo maior valor, veja como:
3 – Porcentagem individual: Feito o valor total e acumulado, agora podemos encontrar a porcentagem de cada produto, por isso faça utilizando o maior valor total dividido pelo maior valor acumulado.
4 – Porcentagem Acumulada: Para achar o valor acumulado de cada produto, divida o valor acumulado correspondente a cada um e divida pelo de maior valor acumulado.
5 – Curva: A parte dessa tabela que criou, faça uma tabela com as curvas ABC e separe o corte de porcentagem de cada uma.
Separada as porcentagens de cada curva, agora você pode criar mais uma coluna e aplicar a seguinte fórmula: =SE(H3<=$N$3;”A”;SE(H3<=$N$4;”B”;”C”)), basicamente uma fórmula que compara os valores acumulados e individuais, para que, de forma dinâmica, o Excel separe adequadamente em sua coluna as curvas ABC.
6 – Gráfico: Construída toda a tabela, selecione a coluna de identificação juntamente com a de porcentagem individual e acumulada seguindo os passos a seguir:
Feito esses passos conseguirá montar seu gráfico e utilizar essa ferramenta que ajuda tanto na boa gestão do seu inventário de estoque.
Inventário de estoque – Lembrete
No decorrer desse artigo, nós batemos em uma tecla muito importante: fazer o inventário da sua empresa, tanto do estoque quanto do patrimônio.
Essa é a melhor maneira de manter o controle e tomar decisões importantes, é o melhor caminho para isso, e o processo está diretamente relacionado com o seu desempenho de vendas. Por isso é tão decisivo para o sucesso da sua empresa.
Não caia no erro comum de fazer inventário apenas por questões fiscais. Fazer uma boa gestão do inventário de estoque lhe trará muito mais que apenas isso. Trará profundos resultados organizacionais e resultados financeiros, tanto para o trabalho de seus colaboradores quanto para seus clientes.
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