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Código de conduta – uma ferramenta essencial
Código de conduta pode parecer um termo estranho considerando a época em que vivemos.
Seria adequado que uma empresa definisse regras de comportamento para seus funcionários?
De fato, não somente é adequado como algo extremamente relevante para empresas que desejam crescer adequadamente.
Antes de tudo, o código de conduta reflete os princípios éticos da empresa, para os quais se espera adesão dos colaboradores.
Este tipo de adesão que se busca conquistar com um código de conduta é um importante controle tone at the top.
Assim, esta ferramenta torna as empresas mais competitivas, melhora sua imagem e mitiga riscos de fraude e assédio moral.
Certamente, regras de boa convivência podem ser aplicadas à empresas de todos os portes e setores.
No entanto, um código de conduta bem elaborado vai muito além de um simples conjunto de regras de convivência.
Sem dúvida ele é uma importante ferramenta estratégica de controle e um guia para as operações do negócio.
Além disso, ele pode simplificar o tratamento de casos de desvios éticos que podem ocorrer na organização.
Por isso, preparei esse post para ajudar você a desenvolver um código de conduta que atenda suas necessidades.
Além disso, se quiser saber mais sobre o assunto, assista este vídeo do nosso canal no Youtube:
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Código de conduta – o que é?
Código de conduta pode ser definido como o conjunto de regras que orientam e disciplinam grupos organizados.
Ou seja, é um instrumento que viabiliza a realização dos valores, visão e missão das organizações.
Sem dúvida não seria errado afirmar que ele é a expressão formal do conjunto de valores de uma instituição.
Assim, este documento colabora para a administração de conflitos que naturalmente ocorrem nas organizações.
Isso porque ele envolve conselheiros, diretores, sócios, funcionários, fornecedores e outras partes interessadas.
Além disso, com o código de conduta definido é possível moldar a cultura organizacional para refleti-lo no cotidiano.
Assim, os princípios éticos e normas que orientarão as relações internas e externas serão vividos pela equipe.
Portanto, o código de conduta oferece segurança e um norte tanto a empresa como aos colaboradores.
Porém, novamente, para que ele seja útil, apenas possuir o documento não é o suficiente.
É preciso que se estabeleça um processo eficaz de gestão da cultura organizacional.
Código de conduta – quais são as vantagens?
Quando se implanta um código de conduta em uma organização há maior clareza e segurança para todos.
Assim a empresa consegue expressar formalmente o que espera que seja feito e o que não pode ser feito.
Certamente não é possível ter êxito nesta tarefa sem que haja a adoção por parte dos colaboradores da empresa.
Por isso, lembre que abrir o debate sobre o código desperta a consciência das pessoas sobre o assunto.
Esta pode ser uma oportunidade para se estimular a formação de críticas internas que melhorem comportamentos e processos.
A partir do momento em que o código de conduta é adotado pelos colaboradores haverá uma responsabilização mútua.
Ou seja, a responsabilidade dadas aos funcionários deve ser de igual peso àquela dada a direção da empresa.
Por isso, o código de conduta não deve ser considerado um documento de disciplina.
Na verdade ele deve ser visto como a formalização dos princípios que regem os comportamentos e relações organizacionais.
Por isso é importante que o código apresente ideias claras e simples, que estimulem o entendimento e a aceitação.
E vale reforçar que além de todas as relações internas, o código de conduta deve estabelecer diretrizes para as relações externas.
Por exemplo:
- “Nesta organização não recebemos nem pagamos propinas”;
- “Esta empresa só trabalha com fornecedores que respeitam o meio ambiente e que aderem à ISO 14000”;
- “Nossos fornecedores não podem explorar mão de obra infantil ou escrava”.
Sem dúvida não há nada de ambíguo nas afirmações acima. Seu código de conduta precisa ser claro e direto.
Código de conduta – como elaborar?
Como já mencionado o código de conduta é um conjunto de diretrizes que estabelece valores e orienta as ações dos colaboradores.
Sendo assim, o documento declara suas responsabilidades éticas, sociais e também ambientais.
Dessa forma a organização consegue melhorar seu ambiente de controle para alcançar seus objetivos.
Por isso, elaborar um documento robusto com certeza auxilia na adesão dos princípios pelos colaboradores.
Primeiro, o código de conduta tem que ser simples, com frases curtas e objetivas e com poucas páginas.
Suas informações devem ser claras e compreensíveis para que todos os colaboradores entendam sem dificuldades.
Assim como a terceira lei de Newton, devem estar claras as consequências aplicadas às ações divergentes aos princípios estabelecidos no código de conduta.
Ou seja, ação inadequada e sanção cabível devem ser expressas com clareza.
Assim, obviamente o código de conduta precisa ser um documento de fácil acesso e amplamente difundido para ter efeito.
Dessa forma, é comum que o monitoramento da aplicação do código de conduta seja uma das atividades num comitê de compliance.
Ainda mais, este comitê pode tratar dos casos em que exista alguma divergência sobre como tratar um assunto.
E você deve estar agora se questionando quais são os principais aspectos abordados no código de conduta.
Abaixo, descrevo para você os 8 principais temas que podem permear este importante documento:
1. Relação com investidores
A governança corporativa surgiu com o intuito de proteger os interesses dos acionistas quanto à gestão de seus recursos.
De fato, seja num processo sucessório, numa fusão, aquisição ou IPO, a governança auxilia em muito os acionistas.
Mesmo empresas de capital fechado podem ter grandes benefícios em adotar rotinas de governança corporativa.
Assim, os acionistas minoritários também sentirão maior segurança quanto a forma como os negócios são conduzidos.
Certamente, o estabelecimento das relações com investidores num código de conduta visa eliminar o desequilíbrio e potenciais conflitos entre acionistas majoritários e minoritários.
Dessa forma evita-se que em decisões estratégicas, dilemas éticos sejam apresentados.
Um desses dilemas diz respeito ao princípio da equidade, que ao não ser respeitado gera discreto para a instituição.
Sejam investidores institucionais, ou pessoas físicas, todos merecem o respeito devido pelos recursos aportados na empresa.
Um código de conduta pode restringir ações do conselho e da diretoria que prejudicariam determinados grupos de acionistas.
Ações como por exemplo:
- Alterações no tag along;
- Entrada em novos mercados;
- Decisão de incorporação ou venda de negócios.
Os investidores devem sempre ser respeitados. Se quer saber mais sobre o assunto, conheça nosso curso Auditoria Interna e Governança Corporativa.
A informação privilegiada deve ser plenamente combatida.
2. Relação com funcionários
O código de conduta deve apresentar quais comportamentos são aceitáveis e inaceitáveis entre colegas na empresa.
Assim, este documento pode incluir temas que tratem de discriminação, assédio, conluios, relacionamentos familiares, relacionamentos amorosos, etc.
Além disso, o código de conduta deve apontar quais tipos de vestimenta são adequadas em determinados ambientes.
Similarmente, o uso aceitável de farda e crachás dentro e fora da empresa pode ser detalhado.
Ainda pode ser incluso um tema cada vez mais importante que é o sigilo para com as informações da empresa.
O código de conduta pode reforçar a responsabilidade que cada profissional tem para com a própria segurança e a de outros.
Nele também se adicionam temas como: inclusão social, respeito mútuo e suporte ao bem-estar do profissional.
Assim, temas como o tratamento de profissionais com dependência química podem ser inclusos, bem como a política de acessibilidade para portadores de deficiência.
Sem dúvida o código de conduta deve incluir a responsabilidade do profissional para com os ativos da empresa.
Dessa forma a empresa deixa claro que ações repudiáveis como furtos, relatórios fraudulentos e outras fraudes não passarão impunes.
Além disso, este documento pode informar com clareza qual a punição adequada para cada tipo de infração.
3. Relação com clientes
Certamente as vendas são a força motriz de uma empresa e os clientes devem ser tratados com o máximo de atenção.
No entanto, relações com clientes devem sempre ser tratadas de forma profissional por parte da equipe.
Assim, o código de conduta pode deixar claro que ações como descontos indevidos para clientes são condenáveis.
Ele também pode expor para o profissional os principais pontos de atenção da empresa para com o CDC (código de defesa do consumidor).
Dessa forma o colaborador é informado de quais ações no trato com clientes podem gerar danos para a empresa e para ele.
Além disso a empresa deve expor na sua relação com os clientes que não aceita participar de práticas ilícitas.
Por exemplo, no caso de licitações em órgãos públicos, havendo um indício de intenção fraudulenta por um agente público o colaborador da empresa que participa da negociação saberia que não poderia avançar naquele evento e por isso encerraria a negociação.
Dessa forma a empresa deixa claro para seus funcionários o que está disposta a sacrificar para manter sua imagem limpa.
Para empresas prestadoras de serviço, o respeito ao contrato deve ser reforçado no código de conduta.
Já para empresas produtoras de bens de consumo, ou bens de capital, a qualidade e a garantia devem ser asseguradas.
4. Relação com fornecedores
Todas as relações entre uma empresa e seus fornecedores é permeada por situações de de natureza ética.
Portanto as constantes negociações podem gerar situações de conflitos e um código de conduta pode direcionar soluções.
Assim, os fornecedores devem compreender que práticas erradas como suborno aos responsáveis por compras não serão toleradas.
Além disso, os contratos devem ser honrados plenamente e não permitir desvios de objeto ou práticas ilícitas.
O código de conduta pode expor que para um fornecedor ser contratado ele precisa se comprometer com compliance da empresa.
Assim, tanto em aspectos contratuais, quanto trabalhista, ambientais e regulatórios em geral, o fornecedor deve seguir a conduta da empresa.
Práticas que não são aceitas na empresa contratante não podem ser aceitas na empresa contratada.
Assim, antes de contratar um fornecedor, os funcionários responsáveis saberão, pelo código de conduta, o que é inaceitável.
Alguns exemplos são:
- Trabalho infantil;
- Trabalho escravo;
- Carteis;
- Desmatamento irregular;
- Descarte indevido de resíduos;
- Retenção de obrigações sociais dos trabalhadores (FGTS e INSS);
- Práticas de favorecimento ilícito.
Antes de mais nada, a empresa deve deixar claro que práticas fraudulentas serão punidas com o rigor da lei.
Dessa forma, os funcionários vão se policiar quanto à práticas suspeitas, como por exemplo, receber presentes de fornecedores.
Similarmente, para um profissional de compras, ter amizade próxima com fornecedores pode levantar suspeitas.
Assim, o código de conduta pode deixar tudo mais claro para que esses profissionais possam se adequar.
5. Relações com concorrentes e Proteção da propriedade intelectual
O código de conduta deve abranger também como se darão as relações éticas com os concorrentes.
Já que a qualidade dos produtos e serviços são fatores que direcionam e influenciam o mercado, práticas de difamação devem ser evitadas.
Dessa forma, a disseminação de inverdades, maledicências, sabotagens, espionagens, também devem ser proibidas.
Estas práticas podem ser caracterizadas como crime, e gerar outro danos que vão além do direito civil e do aspecto econômico.
Além disso, o código de conduta deve deixar claro que a empresa se nega a participar de qualquer ilícito à concorrência, como carteis.
Relações de cooperação e incentivo à pesquisa podem ser estimulados com suas respectivas regras.
Por outro lado, deve-se dar especial atenção ao sigilo e a proteção da informação da empresa e dos seus concorrentes.
O uso de propriedade intelectual próprio e de terceiros também deve seguir as regras legais e contratuais.
Na verdade, esta questão da propriedade intelectual deve se aplicar à todas as entidades com que se mantém relações.
Assim, a empresa deve definir como serão tratados os casos em que, inclusive sua logomarca, seja utilizada sem sua autorização.
Igualmente ela deve definir a punição para os casos de seus colaboradores desrespeitarem a propriedade intelectual alheia.
6. Relações com o poder público
Como toda empresa é obrigada a fazer pagamentos de impostos e ser fiscalizadas por órgãos públicos, oportunidades de violações éticas podem acabar surgindo.
Assim, deve ser determinado o tipo de relação proibida para com fiscais do poder público e reguladores.
No tema tributário, cabe ressaltar a questão da sonegação fiscal como prática que não pode ser aceita.
Outro ponto importante é a identificação de pessoas politicamente expostas e quais suas funções dentro da empresa.
Isso evitaria conflito de interesse e irregularidades por participação destas pessoas em determinadas funções.
Certamente, a questão de posição política e financiamento partidário deve ser abordada de maneira objetiva.
O financiamento irregular de campanha é crime e atualmente as empresas são proibidas de fazer doações para campanhas políticas.
Dessa forma, qualquer ato que vise ocultar este tipo de movimentação, como o caixa dois, deve ser contundentemente proibido.
Igualmente, pessoas em posição de liderança não podem utilizar suas posições para impor suas preferências políticas para os liderados.
Assim o código de conduta ajudará a empresa a tornar mais segura sua relação com o poder publico e proteger sua reputação.
7. Relação com o meio-ambiente, saúde e segurança
Nenhuma empresa pode se esquivar de sua responsabilidade ambiental. De fato, esse tema é cada vez mais cobrado pela opinião pública.
Infelizmente, alguns exageros tornam a legislação ambiental extremamente morosa e alvo de fraudes.
Assim, podem ocorrer situações em que agentes públicos cobrem suborno em troca da liberação de alvarás e licenças.
Antes de mais nada, preciso alertar você que essa prática é criminosa e lhe expõe a uma série de outros riscos. Assim, evite este tipo de prática e denuncie.
Já mencionando a questão ambiental propriamente dita, a empresa precisa se preocupar com temas como: descarte de resíduos, reaproveitamento de insumos e poluição do ar.
Com certeza a poluição sonora é um ponto de atenção para empresas que se localizam em centros urbanos.
Para empresas que se encaixam em segmentos que possuem regulações específicas sobre descarte de resíduos, é essencial estar em conformidade.
Igualmente para empresas que atuam no ramo florestal, por exemplo, o reflorestamento é um requisito fundamental.
As empresas transformam ambientes gerando desenvolvimento e nesse processo elas causam impactos que devem ser tratados.
Esse impacto das ações sobre rios, mares, florestas, cidades, e vidas humanas ou animais, é grande e deve ser gerenciado.
Além disso, a saúde e a segurança dos profissionais, clientes e fornecedores devem ser protegidas.
Assim, o código de conduta deve reforçar a obrigatoriedade do uso de EPI e dos treinamentos recorrentes de segurança.
Ainda mais, o código de conduta deve estabelecer as sanções para aqueles que não seguirem os processos definidos.
8. Relação com a comunidade
Finalmente nós temos o tema da relação com a comunidade ao redor da empresa.
Provavelmente você já viu a ansiedade com que as pessoas reagem ao saber que uma grande empresa vai abrir próxima delas.
Sem dúvida é uma momento que reúne uma série de expectativas positivas e de medos também.
Aquelas pessoas ficam ansiosas com a possibilidade de novos empregos na região e com a valorização dos seus imóveis.
Além disso a empresa pode ajudar a desenvolver a infraestrutura da região, estimulando a construção de estradas e saneamento.
Ainda mais, muitas empresas investem em centros de formação profissional e criam estruturas de ensino para a comunidade. Tudo isso deve estar no código de conduta.
Consequentemente, a vida das pessoas ao redor das empresas pode ter um aspecto muito positivo quando a convivência é harmônica.
Por outro lado, imagine uma empresa que junta amontoados de lixo ocasionando o surgimento de animais peçonhentos.
Será que nestas condições as pessoas se sentiriam bem com a presença daquela empresa? Certamente que não.
Da mesma forma elas reclamariam de empresas que poluem, que afastam investimentos, e que fazem barulho excessivo.
Assim sendo, toda empresa que deseja crescer de maneira sustentável precisa considerar a comunidade em que está inserida.
Os profissionais devem ver no código de conduta a expressão do objetivo de se realizar esse impacto positivo.
Código de conduta – governança, risco e controle
A construção e aplicação de um código de conduta é um diferencial importante para empresas que querem se solidificar.
Dessa forma, você possivelmente está se perguntando como conseguir por isto em prática e desenvolver o seu.
Sem dúvida, uma das melhores maneiras é por criar um comitê de compliance (conformidade) e código de conduta.
Esse comitê, além de desenvolver o código de conduta, seria responsável por avaliar casos de desvio de conduta.
E todo este acompanhamento além de facilitar a gestão de risco também contribui para a Governança Corporativa.
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